Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.

La Direction des services et moyens généraux fournit les services et les produits destinés à assurer un cadre de travail adapté aux besoins actuels et futurs des collaborateurs ou des clients externes, avec l'objectif de répondre aux contraintes qualité et budgétaires. Elle est aussi garante de la mise en œuvre de la politique de sécurité des personnes et des biens en apportant un soutien aux utilisateurs.

ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

1/ Management et animation de l'équipe courrier 

• Encadrer l'équipe courrier : points réguliers, suivi des objectifs, montée en compétences, évaluations annuelles et plan de formation
• Superviser les opérations quotidiennes (affranchissement, réception/tri/distribution des colis, recommandés, tournées sur le campus, gestion des comptes clients/fournisseurs)
• Assurer le suivi budgétaire, veiller à la sécurité des collaborateurs et accompagner les situations RH complexes

2/ Coordination logistique des examens et oraux 

• Être l'interlocuteur référent auprès des services de scolarité et de la DSMG
• Organiser et coordonner l'ensemble des sessions d'examens, oraux et Grands oraux : planification, aménagement des salles, gestion des flux de copies, coordination des ressources, sécurisation
• Anticiper les besoins spécifiques selon le type d'épreuve, garantir les protocoles académiques, gérer les aléas en temps réel et réaliser les bilans

3/ Gestion des fournitures et approvisionnements 

• Centraliser les demandes de fournitures pour les activités du service
• Piloter les achats, assurer la gestion des stocks, organiser la distribution sur l'ensemble des sites
• Garantir la disponibilité et la qualité des fournitures, optimiser les coûts et les processus d'approvisionnement

4/ Gestion du service objets trouvés 

• Garantir la mise en œuvre des procédures et piloter l'outil de gestion (suivi, modernisation, évolutions)
• Organiser la relation entre les équipes terrain et les usagers, harmoniser les pratiques, former le personnel et gérer les situations complexes
• Superviser le traitement, le stockage et la restitution des objets dans le respect des obligations légales

5/ Coordination et planification transversales 

• Consolider le planning global des activités logistiques support
• Prioriser et traiter les demandes transversales, superviser les dispositifs pour les grands événements académiques, anticiper les besoins en période de forte activité
• Assurer la concertation avec les autres Coordinateurs pour garantir la continuité de service

6/ Suivi qualité et reporting 

• Contrôler la qualité des activités déployées et suivre les KPIs (délais courrier, satisfaction, conformité examens, disponibilité fournitures, restitution objets trouvés)
• Identifier les écarts, proposer des actions correctives et assurer un reporting régulier
• Contribuer aux plans d'amélioration du service

MISSIONS EN CONTINUITÉ DE SERVICE

En cas d'absence ou de surcharge, vous suppléez les Coordinateurs de zone en assurant un encadrement fonctionnel, l'harmonisation des pratiques entre zones, l'appui technique dans les situations complexes, la coordination technique avec les Régisseurs, et le déploiement des dispositifs de gestion de crise

Formation : Bac+2/3 minimum en management/gestion ou expérience équivalente. Connaissance enseignement supérieur ou environnements multi-sites appréciée.

Expérience : 3-5 ans en management, idéalement coordination d'équipes ou management intermédiaire. Expérience services généraux/logistique/accueil appréciée. Expérience courrier ou logistique examens est un atout majeur.

Compétences clés :

• Leadership collaboratif et management équipes opérationnelles
• Organisation, planification et gestion simultanée projets complexes
• Maîtrise outils (Skello, Monday, ENU) et processus logistiques
• Connaissance ERP, réglementation incendie, accessibilité et fonctionnement académique
• Communication, transversalité, gestion interfaces multiples
• Analyse, synthèse, prise de décision rapide

Qualités : Disponibilité, flexibilité, réactivité, sang-froid, sens du service, discrétion, rigueur, force de proposition

Certifications : Permis B souhaité, anglais B1 apprécié, SST et SSIAP1 souhaitées

• Le RRH de la DSMG ;
• La responsable adjointe du pôle opérationnel ;
• Le responsable opérationnel ;
• Le responsable services généraux et soutien aux utilisateurs ;
• Le directeur de la DSMG.