Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.

La Direction des services et moyens généraux fournit les services et les produits destinés à assurer un cadre de travail adapté aux besoins actuels et futurs des collaborateurs ou des clients externes, avec l'objectif de répondre aux contraintes qualité et budgétaires. Elle est aussi garante de la mise en œuvre de la politique de sécurité des personnes et des biens en apportant un soutien aux utilisateurs.

MISSION PRINCIPALE

Sous l'autorité du Responsable Opérationnel, vous pilotez le Pôle Accueil, Logistique et Prévention sur l'ensemble des sites de Sciences Po. Vous garantissez la qualité de service, l'efficacité opérationnelle des équipes et portez les projets d'amélioration continue. Référent gestion de crise niveau 2, vous représentez le SSU dans les instances stratégiques.

CONTEXTE

Rattachement : Responsable Opérationnel du SSU  
Management direct : 3 Coordinateurs de zone  
Management fonctionnel : Superviseurs et Appariteurs du pôle
Conditions : Adapter son planning en fonction de l'activité et des conditions de rotation des équipes - deux semaines d'ouverture (7h45-16h) / une semaine de fermeture (14h15-21h45), un samedi/mois compensé, disponibilité pour gestion de crise, déplacements inter-sites.

ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS

1/ Management et pilotage

• Encadrer les 3 Coordinateurs et garantir la cohérence managériale des Superviseurs
• Définir et décliner les objectifs du Pôle, animer les réunions stratégiques
• Développer la culture de service et harmoniser les pratiques entre sites
• Piloter les évaluations, le plan de formation et le développement des compétences
• Assurer la continuité de service et la protection des collaborateurs

2/ Gestion RH

• Référent RH du pôle auprès de la DRH
• Conduire les recrutements et assurer le suivi administratif (heures sup, absences, périodes d'essai)
• Gérer les situations sensibles et anticiper les besoins en compétences

3/ Planification et coordination

• Élaborer la planification globale des ressources et arbitrer les priorités inter-sites
• Superviser les grands événements (rentrées, examens, cérémonies)
• Piloter les dispositifs exceptionnels et adapter l'organisation en période de forte activité

4/ Outils et digitalisation

• Garantir l'utilisation des outils (Skello, Monday, ENU, Cegid, Objets trouvés)
• Former les équipes et piloter les projets d'amélioration des processus
• Identifier les besoins d'évolution et proposer des solutions innovantes

5/ Performance et communication

• Suivre les indicateurs : satisfaction utilisateurs, délais de traitement, maîtrise des outils, qualité d'accueil
• Mettre en œuvre les plans d'actions correctives
• Assurer la communication interne et valoriser les actions du service

6/ Documentation et qualité

• Harmoniser et actualiser les procédures et consignes
• Centraliser les retours d'expérience
• Veiller à la conformité réglementaire (ERP, sécurité incendie, accessibilité)

7/ Gestion de crise

• Référent cellule de crise DSMG niveau 2
• Piloter les dispositifs opérationnels en situation exceptionnelle
• Coordonner avec les services compétents et autorités
• Maintenir à jour les procédures d'urgence et former les équipes

8/ Projets transversaux

• Représenter le SSU dans les instances stratégiques et projets DSMG
• Participer aux groupes de travail et comités de pilotage
• Développer les partenariats internes et externes

COMPETENCES REQUISES / A DEVELOPPER 

Compétences managériales

• Leadership affirmé et capacité à fédérer des équipes multiples
• Management stratégique et pilotage d'équipes intermédiaires
• Capacité à accompagner le développement des compétences et la montée en responsabilité
• Gestion des situations complexes et des conflits

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des outils numériques (suite Google ou Microsoft Office)
• Maîtrise des systèmes de gestion et de planification (connaissance de Cegid, Skello, Monday appréciée)
• Capacité d'analyse des données et de pilotage par les indicateurs
• Connaissance du fonctionnement d'un Établissement Recevant du Public (ERP) et des réglementations associées

Compétences transversales

• Vision stratégique et sens de l'innovation
• Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés (direction, services supports, utilisateurs)
• Excellentes capacités de communication écrite et orale
• Communication institutionnelle et représentation
• Réactivité et sang-froid en situation de crise
• Sens du service et de la relation utilisateur

Qualités personnelles

• Disponibilité et adaptabilité aux contraintes du service
• Rigueur et sens de l'organisation
• Discrétion et sens de l'éthique professionnelle
• Esprit d'initiative et force de proposition

PROFIL RECHERCHÉ

Formation

Formation supérieure en management, gestion ou expérience équivalente significative (Bac+3 minimum)

Expérience

• Expérience confirmée en management (5 à 7 ans minimum)
• Expérience du management d'équipes intermédiaires souhaitée
• Connaissance du secteur de l'enseignement supérieur ou d'environnements multi-sites appréciée

Certifications et habilitations

• Permis B apprécié (déplacements inter-sites)
• Anglais professionnel (lu, écrit, parlé) niveau B2 minimum
• Certifications SST (Sauveteur Secouriste du Travail) et SSIAP1 (Service de Sécurité Incendie et d'Assistance aux Personnes) souhaitées ou à acquérir

• Le RRH de la DSMG ;
• Le responsable opérationnel du pôle SSU ;
• Le responsable des Services Généraux et Soutien aux Utilisateurs ;
• Le directeur de la DSMG.