La direction de la vie étudiante anime l'ensemble des dispositifs ouverts et pratiqués par les étudiants pour être actifs dans la communauté étudiante et pour eux-mêmes : cours de sport et de pratique artistique, engagement associatif, engagement en coopération avec des associations extérieures, etc.

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de la vie étudiante, vous travaillez également en lien étroit avec le pôle de trois personnes qui anime la vie associative étudiante, ainsi qu'avec le responsable de l'engagement étudiant, pour tout ce qui relève des procédures administratives et des subventions validées par le Conseil de la vie étudiante et de la formation.

Vous avez la charge de l'administration des différents dispositifs de la vie étudiante, le suivi pédagogique des cours de sport et de pratique artistiques proposés aux étudiants du campus de Paris, et la bonne organisation de la direction et de ses activités.

Vos principales missions seront les suivantes :

Encadrement administratif des activités associatives étudiantes (20%) :

• Formalisation de l’ensemble des documents-cadres avec les associations permanentes de Sciences Po (conventions, dotations annuelles, annexes relatives à la jouissance de locaux…)
• Formalisation des subventions et dotations versées, et lien avec la direction financière pour leur versement, et suivi budgétaire en double vérification avec le responsable de l’engagement étudiant
• Formalisation du cadre propre aux associations représentatives, notamment subventions semestrielles et remboursements des frais
• Gestion des inscriptions aux formations du socle commun et suivi des obligations de formation, conditionnant l’accès à des services
• Suivi des obligations déclaratives et administratives des associations étudiantes, conditionnant l’accès à des services

Suivi pédagogique des cours et activités sportives et artistiques (40%) :

• En collaboration avec ses collègues, formalisation des maquettes pédagogiques sport et culture
• Elaboration des grilles pédagogiques sport et culture et création des unités d’enseignement
• Formalisation des lettres d’engagement des enseignants en vacation
• Suivi des UP : annulations, reprogrammations, réponses aux questions des étudiants
• Suivi mensuel de l’assiduité et des rémunérations
• Soutien sur les opérations IP et désinscriptions pédagogiques : paramétrage des UP, validation du calendrier de cours, paramétrage du profil SWAIPCO, création des formulaires, mise en place des IP anticipées
• Saisie des matchs de compétition universitaire sur UP, suivi avec le pôle enseignant et refacturation du coaching sportif à l’association sportive
• Validation des enseignements en fin de semestre, traitement des défaillances, bascule des notes.

Encadrement administratif des activités de formation et de sensibilisation destinées aux étudiants (10%) :

• Mise en place des sessions de formation du socle commun associatif sur le campus de Paris
• Gestion des relations avec les partenaires de formation sur l’organisation des séances
• Vérification et validation des paiements des prestataires de formation
• Suivi administratif des « séminaires de culture associative » : UP, salles, contrats de vacation (en pause en 2025/26)

Office management et administration de la Direction de la vie étudiante (30%) :

• Traitement des e-mails de son périmètre sur la boite mail vie.etudiante
• Mise à jour des outils de communication et de pages Vie étudiante du site sciencespo.fr
• Suivi budgétaire de la DVE, en lien avec les collaborateurs de la direction
• Gestion et suivi des devis, commandes et factures de la DVE sur l’outil CEGID
• Commandes de matériel bureautique ou informatique, en fonction des besoins
• Implication sur les événements de représentation de la DVE

Candidature pressentie en interne

• Diplôme de l'enseignement supérieur (Bac+3 minimum)
• Excellente connaissance de la scolarité à Sciences Po et de ses outils
• Intérêt pour le public concerné et pour le secteur de l’enseignement supérieur et/ou de l’engagement associatif des jeunes
• Rigueur et organisation
• Capacités d’adaptation, de travail en équipe, d’anticipation
• Bonnes qualités relationnelles avec le public étudiant
• Qualités relationnelles, diplomatie et force de conviction
• Maîtrise des outils informatiques et notamment l’environnement Google (Sheet, Form…) et Banner
• Maîtrise de l’anglais parlé courant et volonté d’améliorer son niveau

La Direction des ressources humaines

La Direction de la Vie étudiante