Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1000 salariés de droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.
La Direction des services et moyens généraux fournit les services et les produits destinés à assurer un cadre de travail adapté aux besoins actuels et futurs des collaborateurs ou des clients externes, avec l'objectif de répondre aux contraintes qualité et budgétaires. Elle est aussi garante de la mise en œuvre de la politique de sécurité des personnes et des biens en apportant un soutien aux utilisateurs.

ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS

1/ Management et animation d'équipe

• Encadrer et animer une équipe d'Appariteurs sur un ou plusieurs sites.
• Organiser les plannings, affecter les ressources et assurer le suivi administratif RH (absences, congés, heures supplémentaires).
• Animer les briefs quotidiens pour la passation des consignes.
• Accompagner les collaborateurs : évaluations annuelles, intégration, identification des besoins de formation, gestion des conflits.
• Garantir l'application des procédures et l'usage des outils numériques.
• Suivre les KPIs (ponctualité, absentéisme, qualité d'accueil, traitement des anomalies) et mettre en œuvre les actions correctives.
• Assurer la continuité de service en renfort si nécessaire et veiller au respect des consignes de sécurité individuelle.

2/ Accueil et parcours utilisateurs

• Garantir la qualité de l'information et de l'orientation sur l'ensemble des sites.
• Veiller à l'excellence des services rendus à tous les usagers (étudiants, enseignants, visiteurs).
• Superviser l'accueil des invités et prestataires.
• Adapter la signalétique selon les événements.
• Contrôler le pointage des espaces et assurer l'interface avec les Services
• Planning et scolarité, notamment lors des examens.
• Recueillir et traiter les retours d'expérience des utilisateurs.

3/ Logistique support et gestion des équipements

• Superviser la programmation logistique quotidienne : agencement des salles, soutien audiovisuel, transferts de matériel.
• Coordonner les opérations avec les Régisseurs et le Coordinateur de zone.
• Gérer les inventaires, maintenir les équipements disponibles et anticiper les besoins.
• Superviser les activités logistiques liées aux examens (installation, surveillance, rangement).

4/ Prévention des locaux et assistance aux utilisateurs

• Superviser l'ouverture et la fermeture des locaux (vérification des espaces, évacuation, extinction des lumières).
• Organiser les rondes préventives et alerter en cas d'anomalie.
• Garantir l'assistance aux usagers : évacuation, premiers secours, surveillance du SSI, levée de doute.
• Assurer le relais terrain lors des situations de crise.
• Participer aux exercices d'évacuation et veiller au respect de la réglementation incendie.

5/ Maintenance de premier niveau et gestion des anomalies

• Notifier les anomalies et intervenir sur les petites maintenances courantes (ampoules, serrurerie, ajustements mineurs).
• Coordonner les aléas avec les services Propreté, Audiovisuel et Maintenance.
• Tenir à jour les mains courantes et fiches d'intervention, assurer le suivi des demandes jusqu'à résolution.
• Remonter les problématiques récurrentes pour contribuer à l'amélioration continue.

CONTEXTE ET POSITIONNEMENT

Rattachement : Coordinateur de zone
Management direct : 4-5 Appariteurs
Conditions : Rotation 2 semaines d'ouverture (7h45-16h) / 1 semaine de fermeture (14h15-21h45), un samedi/mois compensé, disponibilité gestion de crise et événements exceptionnels, horaires variables

Formation : Bac minimum. Formation en management/sécurité/logistique ou expérience équivalente.

Expérience : 2 ans minimum en environnement multi-sites. Expérience management d'équipe ou encadrement opérationnel. Connaissance enseignement supérieur ou environnements recevant du public appréciée.

Compétences clés :

• Encadrement quotidien équipe, gestion conflits et pédagogie
• Organisation, gestion priorités et réactivité face imprévus
• Maîtrise outils numériques (Google/Office)
• Connaissances pratiques : électricité base, informatique/audiovisuel, petite serrurerie, maintenance courante
• Connaissance ERP, consignes sécurité incendie et évacuation
• Communication orale/écrite, sens du service, disponibilité, discrétion

Qualités : Esprit d'équipe, écoute, sang-froid, rigueur, initiative, proactivité, diplomatie, bienveillance

Certifications : Permis B souhaité, anglais idéalement B1, SST et SSIAP 1 souhaitées

• Le RRH de la DSMG ;
• La responsable adjointe du pôle SSU ;
• Le responsable opérationnel du pôle SSU ;
• Le responsable des Services Généraux et Soutien aux Utilisateurs ;
• Le directeur de la DSMG.